Jouw privacy bij Finetics
Goede begeleiding begint met vertrouwen. Daarom gaan we zorgvuldig en vertrouwelijk om met de persoonsgegevens die je met ons deelt. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze zorg en dienstverlening en houden ons daarbij aan de AVG, de WGBO en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
In deze privacyverklaring leggen we in begrijpelijke taal uit welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.
Artikel 1. Wie zijn wij?
Finetics B.V. is een praktijk voor voeding, leefstijl en duurzame gedragsverandering en is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen de eigen dienstverlening worden verwerkt.
Adres: Rijksstraatweg 156
KvK-nummer: 98124625
AGB-code: 24005367
E-mail: info@finetics.nl
Telefoon: 06-19007578
Website: www.finetics.nl
Artikel 2. Welke gegevens verwerken we en waarom?
Welke gegevens we verwerken hangt af van de dienstverlening die je gebruikt. Het kan onder andere gaan om:
- naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en andere administratieve gegevens;
- BSN, zorgverzekerings-, polis- en verwijsgegevens wanneer dit voor de zorg of declaratie noodzakelijk is;
- factuur- en betaalgegevens;
- gezondheidsgegevens, zoals medische voorgeschiedenis, diagnoses, medicatie, laboratoriumuitslagen, allergieën, lichaamsmetingen en relevante voedings-, beweeg- en leefstijlgegevens;
- doelen, behandel- of begeleidingsplannen, voedingsdagboeken, evaluaties en behandelverslagen.
We gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld voor het plannen en uitvoeren van afspraken, het verlenen van zorg en begeleiding, het bijhouden van het dossier, communicatie, declaraties en facturatie en het voldoen aan wettelijke en professionele verplichtingen.
We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn voor de uitvoering van onze overeenkomst, vanwege een wettelijke verplichting, voor het verlenen van gezondheidszorg of op basis van jouw toestemming wanneer die toestemming vereist is.
Artikel 3. Medische gegevens en beroepsgeheim
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Alleen personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Medische gegevens worden opgeslagen in daarvoor bestemde beveiligde zorgsystemen. Finetics respecteert het medisch beroepsgeheim en handelt bij geneeskundige behandeling volgens de WGBO en de professionele standaard.
Medische informatie delen we alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Artikel 4. Met wie delen we gegevens?
We verkopen persoonsgegevens nooit. Soms is het wel nodig om gegevens te delen om onze zorg of dienstverlening goed uit te voeren. We delen daarbij niet meer dan noodzakelijk.
Afhankelijk van jouw situatie kan dit bijvoorbeeld zijn met een zorgverzekeraar, verwijzer of andere betrokken zorgverlener.
Voor onze dienstverlening maken we daarnaast gebruik van gespecialiseerde systemen en leveranciers, waaronder:
- Evry en Vivica voor cliëntregistratie, dossier- en praktijkondersteuning;
- ZorgDomein voor digitale verwijzingen en zorgcommunicatie;
- VECOZO voor declaratie- en verzekeringsgegevens;
- Google Workspace voor zakelijke e-mail en bedrijfsvoering;
- Twinfield / Wolters Kluwer voor de financiële administratie;
- Stripe voor online betalingen;
- Flowed/Netlify voor technische ondersteuning en hosting van de website.
De privacyrechtelijke rol van deze partijen kan verschillen. Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens Finetics verwerkt, maken we waar wettelijk vereist afspraken in een verwerkersovereenkomst of Data Processing Addendum (DPA). Finetics beoordeelt leveranciers op privacy en informatiebeveiliging en houdt intern bij welke gegevens zij verwerken, welke subverwerkers worden gebruikt en of gegevens buiten de EER worden verwerkt.
Artikel 5. Communicatie en online consulten
We gebruiken e-mail, telefoon en WhatsApp om met je te communiceren. WhatsApp gebruiken we vooral voor praktische zaken, zoals afspraken en korte vragen. Voor uitgebreide medische of andere gevoelige informatie gebruiken we bij voorkeur een passend beveiligd kanaal.
Finetics gebruikt Google Workspace voor zakelijke e-mail en beveiligt accounts met tweefactorauthenticatie. Relevante informatie uit e-mail, telefoon of andere communicatie kan, wanneer dat nodig is voor jouw behandeling, in het cliëntdossier worden vastgelegd.
Een consult kan ook via beeldbellen plaatsvinden wanneer dit passend is. We maken geen beeld- of geluidsopnamen zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming en vragen zowel onze medewerkers als cliënten om vanuit een omgeving deel te nemen waarin de vertrouwelijkheid voldoende kan worden gewaarborgd.
Artikel 6. AI-ondersteuning
Voor bepaalde diensten kan Finetics gebruikmaken van AI-ondersteunde software, bijvoorbeeld bij het opstellen van een persoonlijk voedingsplan. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt die nodig zijn om die dienst uit te voeren, zoals contactgegevens, lichaamsmetingen, doelen, voedingsvoorkeuren, allergieën of intoleranties.
Finetics beoordeelt AI-toepassingen vóór gebruik op privacy en informatiebeveiliging. Persoonsgegevens worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen, tenzij we je daar vooraf duidelijk over informeren en daarvoor een geldige grondslag bestaat. Wanneer de technische inrichting of gegevensverwerking wezenlijk verandert, passen we deze privacyverklaring waar nodig aan.
Artikel 7. Website, nieuwsbrieven en ervaringen
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor een veilige en correcte werking. Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf via de cookiemelding.
Wanneer je je aanmeldt voor een nieuwsbrief, webinar of workshop gebruiken we de gegevens die nodig zijn voor deelname en communicatie. Bij opnamen informeren we deelnemers vooraf. Herkenbare foto’s, testimonials of succesverhalen publiceren we alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, jouw uitdrukkelijke toestemming is gegeven.
Artikel 8. Bewaartermijnen en beveiliging
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht. Voor medische dossiers waarop de WGBO van toepassing is geldt in beginsel een bewaartermijn van minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging. Gegevens uit de financiële administratie bewaren we in beginsel 7 jaar. Andere gegevens verwijderen of anonimiseren we wanneer ze niet langer nodig zijn.
Finetics neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan toegangsbeperking, sterke authenticatie en waar passend tweefactorauthenticatie, beveiligde opslag en overdracht, logging, back-ups en procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
Google Drive gebruiken we voor bedrijfsdocumenten, interne werkinstructies, beleidsdocumenten en lege templates. Medische dossiers en cliëntspecifieke gezondheidsgegevens worden opgeslagen in de daarvoor bestemde zorgsystemen.
Artikel 9. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heb je onder andere recht op inzage, correctie, aanvulling, beperking, bezwaar, intrekking van toestemming, gegevensoverdraagbaarheid en verwijdering van persoonsgegevens.
Voor medische dossiers kunnen deze rechten worden begrensd door de WGBO of andere wettelijke bewaarplichten. Je kunt ook een afschrift van jouw medisch dossier vragen. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen en reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek.
Artikel 10. Minderjarigen
Voor minderjarigen gelden naast de AVG de regels uit de WGBO over toestemming, informatie en toegang tot het dossier:
- jonger dan 12 jaar: de ouder(s) met gezag of voogd beslissen in beginsel over de behandeling;
- 12 tot en met 15 jaar: in beginsel is toestemming nodig van zowel de jongere als de ouder(s) met gezag of voogd, met de wettelijke uitzonderingen die de WGBO kent;
- vanaf 16 jaar: de jongere beslist in beginsel zelf over behandeling en het delen en inzien van medische gegevens.
Artikel 11. Vragen, datalekken en klachten
Heb je een vraag over jouw privacy of wil je gebruikmaken van een privacyrecht? Neem dan gerust contact met ons op via info@finetics.nl. We vinden het belangrijk om vragen of zorgen eerst samen te bespreken.
Bij een beveiligingsincident beoordelen en registreren we of sprake is van een datalek en nemen we passende maatregelen. Wanneer de wet dit vereist, melden we het incident bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen.
Komen we er bij een privacyklacht samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht over de geleverde zorg kan daarnaast worden behandeld volgens de klachtenregeling van Finetics. Finetics is aangesloten bij Klachtenportaal Zorg.
Artikel 12. Wijzigingen en contact
Onze dienstverlening, systemen en wetgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. De meest actuele versie stellen we beschikbaar via onze website of andere gebruikelijke communicatiekanalen.
Vragen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact met ons op.
Finetics B.V.
Adres: Rijksstraatweg 156
E-mail: info@finetics.nl
Telefoon: 06-19007578
Website: www.finetics.nl